Rattaché au Senior Property Manager, l'Assistant(e) de portefeuille H/F seconde le Gestionnaire Locatif et le Gestionnaire technique dans la gestion administrative des immeubles. Ces missions sont les suivantes :

• Être l'interface interne avec le Gestionnaire Locatif, le Gestionnaire technique et le Comptable

• Être l'interface externe avec le propriétaire, locataires, assureurs, experts, avocats, huissiers, etc. pour l'envoi de bons de commande, duplicatas, et demandes administratives spécifiques

• Passer des bons de commandes et traiter les factures sur l'outil de gestion (contrats, interventions spécifiques, travaux, assurance, honoraires, huissiers, taxes, appels de fonds syndic etc.)

• Préparation administrative des contrats fournisseurs conformément à la trame du groupe

• Participation au processus de préparation des redditions de charges (récupération des factures auprès des fournisseurs et sur les espaces clients et traitement, analyse des rapprochements bancaires)

Suivre le recouvrement des impayés locataires (Relance téléphonique, relances courriers, relances mails et relation avec les huissiers)

• Gestion du courrier (simple et LRAR)

• Préparation administrative des formulaires pour les convocations aux Assemblées Générales

• Suivre les sinistres MTR / DO (en lien avec la Gestion Locative et Technique)

• Participer à l'établissement du reporting client

• Organisation de visites prestataires sur site

• Mise à jour de divers tableaux et suivi administratif

• Rédaction et envoi de courriers périodiques aux locataires

• Alimentation documentaire du réseau, sharepoint, data rooms

Diplômé(e) d'une formation Bac +2 en assistant de gestion ou cursus immobilier, vous avez une première expérience professionnelle (y compris en alternance) en assistanat (et idéalement en administration de biens et/ou en société de gestion immobilière).

Vous êtes doté(e) d'un excellent relationnel, vous êtes réactif(ve), dynamique, autonome et organisé(e).

Vous avez une bonne maîtrise du Pack Office (et notamment Microsoft Excel et Word).

La connaissance de l'outil de gestion Yardi est un plus.