Espace Recruteurs

STAGE - ASSISTANT.E DIRECTION COMMUNICATION - F/H

Agence Française de Développement
France, Paris
Mise en ligne il y a environ 21 heures CDI Competitive
STAGE - ASSISTANT.E DIRECTION COMMUNICATION - F/H
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
L'univers de la communication et le monde du développement vous passionnent, réalisez votre stage d'assistant de direction auprès des directrices et de l'équipe communication du Groupe AFD composée d'une quarantaine de personnes (CDI, CDD, consultants et stagiaires confondus)

Quel sera votre rôle ?
Assister la chargée d'appui en communication du service dans ses diverses tâches et en particulier celles de l'assistanat pour accompagner les équipes de la communication dans leur organisation et gestion de certains dossiers et s'assurer le bon déroulement des activités de tout le service.
Activités :
1. Optimiser le temps de l'équipe:
- Hiérarchiser et fixer les rendez-vous des directrices.
- Veiller à la cohérence et à l'organisation des rendez-vous.
2. Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitations destinées aux directrices et au service dans le respect de la plus grande confidentialité :
- Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission ;
- Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier), le transmettre aux agents concernés;
- Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse ;
3. Organiser et/ou préparer les réunions des dirigeants ainsi que certaines manifestations évènementielles :
- Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, etc.) ;
- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions ;
- Réaliser des compte rendus de réunions
-Organiser les missions des cadres dirigeants ou experts (réservations des billets, hôtels et préparations des documents afférents)
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc....
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Créer et lancer les réunions en ligne et webinaires
- Participer à l'organisation d'un séminaire de communication Groupe

4. Créer et mettre à jour les outils d'organisation du service :
- Fiches process
- Plan étage et stock des ouvrages
- Plan étage et emplacement des équipes
- Fichier équipe à tenir à jour (selon les départs et arrivées, fin de contrat, immatriculation, etc)
- Ranger et structurer les dossiers partagés

Qui recherchons-nous ?
Profil étudiant.e en formation assistanat de direction.
Langues étrangères - l'anglais est un plus
Goût pour l'univers institutionnel
Curiosité d'apprentissage, possibilité d'apprendre de nouveau outils relatifs à l'univers de la communication (visuelle et évènementielle)
Excellent relationnel
Caractère dynamique, volontaire et curieux

Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?

Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.

Référence  5028
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