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CDD Assistant exploitation H/F - BNP Paribas

BNP Paribas Valence, France
Mise en ligne il y a 3 jours Intérim Competitive
Leader européen de services immobiliers, BNP Paribas Real Estate couvre l'ensemble du cycle de vie d'un bien : Promotion, Transaction, Conseil, Expertise, Property Management et Investment Management.

Avec 5 000 collaborateurs, BNP Paribas Real Estate accompagne localement propriétaires, locataires, investisseurs et collectivités dans 30 pays (à travers ses implantations et son réseau d'alliances) en Europe, au Moyen-Orient et en Asie. BNP Paribas Real Estate, une société du Groupe BNP Paribas, a réalisé 759.1 M€ de revenus en 2020.

Pour plus d'informations : www.realestate.bnpparibas.fr

Dans le cadre du développement de notre filiale BNP PARIBAS Real Estate Résidences Services qui a pour vocation la gestion de résidences avec services pour étudiants (Studélites), nous recrutons un :

ASSISTANT EXPLOITATION H/F

Poste en CDD basé à Valence

Rattaché au Responsable Exploitation, l'assistant d'exploitation participe au maintien en bon état des résidences dans son ensemble. Il intervient tant sur les parties privatives, en garantissant l'investissement des propriétaires (suivi des travaux), confortant les engagements pris envers les locataires (services...), que sur les parties communes en assurant la gestion courante en assistant le gestionnaire Syndic.

Sur le terrain, ça donne quoi ?

Assurer la gestion des ordres de service des parties privatives :
• Analyser les états des lieux (entrées ou sorties), définir les travaux nécessaires et déterminer les imputations (propriétaire ou locataire)
• Etablir les courriers de demandes d'accord et d'information aux propriétaires, pour les divers travaux dans les appartements
• Analyser et traiter les demandes de travaux nécessaires en cours de bail
• Créer les ordres de service dans l'outil métier et les envoyer aux fournisseurs et aux responsables de résidence
• Suivre les travaux avec les responsables de résidence jusqu'à la bonne réalisation des prestations demandées.
• Viser les factures à réception en vérifiant les imputations puis les transmettre au service gestion
• Assurer le suivi et veiller à la mise à jour des dossiers (Devis, OS, factures, interventions ...)
Assurer la gestion des ordres de service des parties communes et l'assistanat du gestionnaire syndic :
• Analyser et traiter les demandes d'interventions des responsables de résidence concernant les équipements des parties communes (ordres de service, demande de devis ...)
• Traiter les ordres de service des parties communes en collaboration avec le gestionnaire syndic
• Suivre et relancer les demandes d'interventions et réception de facture
• Assurer le suivi et veiller à la mise à jour des dossiers (Devis, OS, factures, interventions ...)
• Suivre les travaux votés en assemblée générale et lancer les ordres de services après validation du syndic
• Assister le gestionnaire syndic dans la prise en charge des tâches relatives à la gestion courante des immeubles, (mettre à jour les fiches synthétiques annuellement après l'assemblée générale, tenir à jour le carnet d'entretien...)
• Préparer les courriers copropriétaire
• Préparer les convocations d'assemblée générale et les diffuser aux copropriétaires.
Assurer la gestion des demandes / appels téléphoniques et courriels :
• Assurer la gestion de la boite mail générique exploitation et copropriété
• Assurer la gestion des appels propriétaires, locataires et copropriétaires
• Assurer la gestion des appels responsables de résidence
• Répondre aux relances des fournisseurs et artisans.
• Prendre en compte les demandes clients, mettre en œuvre les actions correctives et tenir informer les clients de l'évolution des actions correctives
• Communiquer et faire remonter les informations et réclamations clients utiles au gestionnaire sinistre et exploitation et/ou responsable exploitation suivant l'importance de ces réclamations.
Répondre aux demandes des responsables de résidence :
• Assurer et superviser les commandes auprès des fournisseurs pour l'ensemble des besoins (parties privatives, parties communes, prestations para-hôtelières)
• Commander et préparer l'ensemble des équipements et éléments nécessaires au bon fonctionnement de la résidence
Gestion des sinistres en lien direct avec le gestionnaire sinistre et exploitation :
• Identifier et transmettre au gestionnaire sinistre et exploitation toute demande de recherche de fuite ou autre sinistre survenu sur la résidence
• Préparer et suivre les éléments nécessaires à la déclaration et au suivi du sinistre (attestation d'assurance, demande de devis, ordre de service, facture ...)
Assurer, si besoin et à la demande du responsable exploitation ou gestionnaire sinistre et exploitation, des missions ponctuelles comme :
• Assurer le secrétariat, la correspondance (courriers, mails...), prise de RDV
• Archiver, classer tout document concernant les résidences
• Etablir le suivi administratif des dossiers (classement, archivage ...)
Assurer le suivi des différents reportings pour l'ensemble des services
Etes-vous notre prochain Assistant Exploitation ?
De formation Bac+2 minimum, vous maîtriser les connaissances en gestion des travaux, des fournisseurs, êtes à l'aise avec les outils bureautiques / Informatique : Word, Excel. Vous avez des connaissances dans l'immobilier en termes de suivi technique, gestion locative et copropriété.
Compétences comportementales nécessaires au poste :
• Rigueur
• Capacité d'organisation
• Capacité d'analyse
• Capacité à synthétiser / simplifier
• Etre orienté client
Enfin nous attachons une importance particulière à ce que nos futurs collaborateurs agissent au quotidien avec responsabilité et éthique professionnelle.

Référence  REAL_ESTATE24_0521_MD_1
À PROPOS DE CETTE ENTREPRISE
Paris, France
182656 Collaborateurs Banque de financement
Acteur majeur de la scène financière européenne et mondiale, le Groupe BNP Paribas a pour mission de contribuer à une économie responsable et durable ...
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